PEPPOL : FAQ sur la facturation électronique obligatoire 2026

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau international qui permet aux entreprises et aux administrations, à travers l’Europe et au-delà, d’échanger des documents électroniques (factures, bons de commande, etc.) de manière standardisée, sécurisée et automatisée.

À partir de janvier 2026, l’utilisation de Peppol deviendra obligatoire en Belgique pour toutes les factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA (B2B). Cette décision s’inscrit dans une stratégie nationale et européenne de modernisation fiscale et numérique.

À ce jour, l’utilisation de Peppol n’est pas encore obligatoire aux Pays-Bas. Dans une volonté d’harmoniser ses échanges avec l’ensemble de ses partenaires commerciaux, Heidelberg Materials Benelux prévoit d’introduire ultérieurement l’enregistrement au réseau Peppol pour ses clients et fournisseurs néerlandais. Aucun calendrier précis n’a encore été défini à ce stade.

Peppol rend les échanges de documents plus simples, plus rapides et plus sûrs. Grâce à Peppol, les documents sont envoyés directement d’un logiciel à un autre, sans impression ni saisie manuelle. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de limiter les tâches administratives. Peppol fonctionne avec de nombreux logiciels, ce qui évite les problèmes de compatibilité entre partenaires. Les échanges sont instantanés, ce qui accélère les paiements et améliore la gestion des délais. De plus, Peppol garantit que les documents respectent les règles légales en vigueur, en Belgique comme ailleurs en Europe. Enfin, le réseau est sécurisé et chaque échange est traçable, ce qui renforce la confiance et la transparence.

Peppol repose sur une infrastructure dite « à quatre coins », qui permet aux entreprises d’échanger des documents électroniques de manière sécurisée et standardisée : 

- L’expéditeur envoie son document (ex. : une facture) via son point d’accès Peppol.  
- Le document est transmis à travers le réseau Peppol.  
- Le destinataire reçoit le document via son propre point d’accès.  
- Les deux parties peuvent utiliser des systèmes différents, mais ils restent connectés grâce à ce réseau commun. 

Pour convertir les données en sortie et en entrée, il sera nécessaire de faire appel à un fournisseur de point d’accès, que les clients et fournisseurs devront choisir eux-mêmes parmi plus de 300 références certifiées dans le monde. La liste est disponible ici : Peppol Certified Service Providers - OpenPeppol

Lors de votre enregistrement au réseau Peppol, vous devez choisir un identifiant unique appelé Peppol ID. Cet identifiant permet de vous reconnaître dans le réseau et de recevoir des documents électroniques. Le choix de votre identifiant dépend de votre situation et du schéma d’identification utilisé dans votre pays. En Belgique, l’identifiant le plus courant est :

Par exemple : une entreprise belge avec le numéro BCE 0123.456.789 aura un Peppol ID de type 0208:0123456789.

Notez que le point d’accès Peppol que vous choisissez vous aidera à enregistrer cet identifiant et que vous pourrez en avoir plusieurs si vous avez plusieurs entités juridiques.

Oui, il est fortement recommandé d’informer vos partenaires commerciaux une fois que votre entreprise est enregistrée sur le réseau Peppol. Communiquez-leur votre Peppol ID car Peppol ne fonctionne que si l’expéditeur connaît l’identifiant Peppol du destinataire. Mettez à jour vos documents et outils de communication (factures, signatures e-mail, site web) avec cette information.

À l’heure actuelle, une entreprise enregistrée sur le réseau Peppol ne peut échanger des documents électroniques via Peppol qu’avec d’autres entreprises également enregistrées. En effet, le réseau Peppol fonctionne comme un réseau fermé et sécurisé : 

- Chaque participant doit être identifié via un Peppol ID. 

- Les documents sont transmis de point d’accès à point d’accès. 

- Si une entreprise n’est pas enregistrée, elle n’a pas de point d’accès, donc ne peut ni envoyer ni recevoir via Peppol. 

Si votre partenaire n’est pas encore enregistré, vous pouvez continuer à échanger par e-mail ou PDF en attendant. Vous pouvez également l’inviter à rejoindre le réseau, ce qui facilitera les échanges futurs.

A partir du 1er janvier 2026, seules les factures électroniques structurées envoyées via le réseau Peppol seront acceptées pour les échanges B2B en Belgique. Les systèmes de facturation actuels resteront en place jusqu'à nouvel ordre, mais seuls les fichiers Peppol seront considérés comme des factures légales.

S’enregistrer sur Peppol avant janvier 2026 est indispensable pour continuer à facturer légalement et efficacement en Belgique.
Si vous ne vous enregistrez pas:
- Vous ne pourrez plus envoyer de factures par e-mail, PDF ou papier à d'autres entreprises belges. Ces formats ne seront plus considérés comme conformes.
- Vos factures risquent d’être rejetées par vos clients, ce qui peut entraîner des retards de paiement ou des litiges.
- Vous ne serez pas en conformité avec la législation belge, ce qui pourrait exposer votre entreprise à des sanctions ou à des contrôles accrus.
- Vous manquerez l’opportunité d’automatiser vos processus et de réduire vos coûts administratifs.

Le point d’accès Peppol que vous choisirez vous aidera à vous enregistrer. La liste des points d’accès est disponible ici : Peppol Certified Service Providers - OpenPeppol

Les factures doivent être envoyées via le réseau Peppol. La norme actuelle pour l'échange de fichiers sur ce réseau est Peppol BIS 3.0, conformément à la norme EN16931.