PEPPOL: FAQ over de verplichte elektronische facturatie 2026

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in heel Europa en daarbuiten in staat stelt om elektronische documenten (facturen, inkooporders, enz.) uit te wisselen op een gestandaardiseerde, veilige en geautomatiseerde manier.

Vanaf januari 2026 wordt het gebruik van Peppol in België verplicht voor alle elektronische facturen tussen btw-plichtige bedrijven (B2B). Deze beslissing maakt deel uit van een nationale en Europese strategie voor fiscale en digitale modernisering.

Het gebruik van Peppol is in Nederland nog niet verplicht. Heidelberg Materials Benelux is van plan om op een later tijdstip Peppol-registratie in te voeren voor haar Nederlandse klanten en leveranciers, met het oog op harmonisatie van de omgang met al haar zakenpartners. Op dit moment is er nog geen precies tijdschema vastgesteld.

Peppol maakt het uitwisselen van documenten eenvoudiger, sneller en veiliger. Dankzij Peppol worden documenten rechtstreeks van de ene softwaretoepassing naar de andere gestuurd, zonder afdrukken of handmatige invoer. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en administratieve taken. Peppol werkt met een breed scala aan software, dus er zijn geen compatibiliteitsproblemen tussen partners. Uitwisselingen gebeuren onmiddellijk, wat betalingen versnelt en het beheer van termijnen verbetert. Bovendien garandeert Peppol dat documenten voldoen aan de wettelijke regels die gelden in België en elders in Europa. Tot slot is het netwerk beveiligd en is elke uitwisseling traceerbaar, wat het vertrouwen en de transparantie versterkt.

Peppol is gebaseerd op een “vierhoeks”-infrastructuur waarmee bedrijven op een veilige en gestandaardiseerde manier elektronische documenten kunnen uitwisselen:

- De verzender stuurt zijn document (bv. een factuur) via zijn Peppol toegangspunt. 
- Het document wordt doorgestuurd via het Peppol-netwerk. 
- De ontvanger ontvangt het document via zijn eigen toegangspunt. 
- De twee partijen kunnen verschillende systemen gebruiken, maar ze blijven verbonden via dit gemeenschappelijke netwerk.

Om uitvoer- en invoergegevens te converteren, zal het nodig zijn om een toegangspuntprovider te gebruiken, die klanten en leveranciers zelf zullen moeten kiezen uit meer dan 300 gecertificeerde referenties wereldwijd. De lijst is hier beschikbaar: Peppol Certified Service Providers - OpenPeppol

Bij uw registratie op het Peppol-netwerk moet u een unieke identificatie kiezen, de zogenaamde Peppol-ID. Deze identificatie maakt het mogelijk u te herkennen binnen het netwerk en elektronische documenten te ontvangen. De keuze van uw identificatie hangt af van uw situatie en van het identificatieschema dat in uw land wordt gebruikt. In België is de meest voorkomende identificatie: 

Bijvoorbeeld: een Belgisch bedrijf met het KBO-nummer 0123.456.789 zal een Peppol-ID hebben van het type 0208:0123456789.

Let op: het Peppol-toegangspunt dat u kiest, zal u helpen bij het registreren van deze identificatie, en u kunt er meerdere hebben als u meerdere juridische entiteiten hebt.

Ja, het is sterk aanbevolen om uw handelspartners te informeren zodra uw bedrijf is geregistreerd op het Peppol-netwerk. Geef hen uw Peppol-ID door, want Peppol werkt alleen als de verzender het Peppol-ID van de ontvanger kent. Werk uw documenten en communicatiemiddelen (facturen, e-mailhandtekeningen, website) bij met deze informatie.

Op dit moment kan een bedrijf dat is geregistreerd op het Peppol-netwerk alleen elektronische documenten uitwisselen via Peppol met andere bedrijven die ook geregistreerd zijn. Het Peppol-netwerk werkt namelijk als een gesloten en beveiligd netwerk: 

- Elke deelnemer moet geïdentificeerd zijn via een Peppol-ID. 

- Documenten worden verzonden van toegangspunt naar toegangspunt. 

- Als een bedrijf niet geregistreerd is, heeft het geen toegangspunt en kan het dus geen documenten verzenden of ontvangen via Peppol. 

Als uw partner nog niet geregistreerd is, kunt u voorlopig blijven uitwisselen via e-mail of PDF. U kunt hem ook uitnodigen om zich aan te sluiten bij het netwerk, wat toekomstige uitwisselingen zal vergemakkelijken.

Vanaf 1 januari 2026 worden voor B2B-uitwisselingen in België enkel gestructureerde elektronische facturen aanvaard die via het Peppol-netwerk worden verzonden. De huidige facturatiesystemen blijven van kracht tot nader order maar enkel Peppol bestanden zullen als wettelijk facturen gelden.

Registratie op het Peppol-netwerk vóór januari 2026 is essentieel om in België op een legale en efficiënte manier te kunnen blijven factureren.
Als u zich niet registreert:
- Kunt u geen facturen meer versturen via e-mail, PDF of op papier naar andere Belgische bedrijven. Deze formaten worden dan niet langer als conform beschouwd.
- Lopen uw facturen het risico om geweigerd te worden door uw klanten, wat kan leiden tot betalingsvertragingen of geschillen.
- Bent u niet in overeenstemming met de Belgische wetgeving, wat uw bedrijf kan blootstellen aan sancties of strengere controles.
- Mist u de kans om uw processen te automatiseren en uw administratieve kosten te verlagen.

Het Peppol-toegangspunt dat u kiest, zal u helpen bij uw registratie. De lijst met toegangspunten is hier beschikbaar: Peppol Certified Service Providers - OpenPeppol

Facturen moeten via het Peppol-netwerk worden verstuurd. De huidige standaard voor het uitwisselen van bestanden op dit netwerk is Peppol BIS 3.0, conform EN16931.